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コールセンターのちょっといい話

Vol.72 ナレッジマネージメントのすすめ ~その2~

ナレッジ資料2
前回のナレッジマネージメントのすすめ(その1)では、新型コロナウイルスによる在宅勤務体制へのシフトの中でにわかに脚光を浴びている「FAQの重要性の再認識」について説明しました。その中で重要なキーワードとして「DIKWモデル・DIKWピラミッド」を紹介しました。その際に重要なポイントとして「知識から知恵を創造する事!」という言葉がありましたが、単なる「D:データ」を「I:情報」⇒「K:知識」に変換して最終的に「W:知恵」として活用できるかどうかがこのDIKWピラミッドの肝の部分と紹介しました。
今回は、FAQを現場で構築する際の業務設計のポイントについて紹介します。
 
皆さんのセンターでFAQを作成する際にさすがに「とりあえずFAQのネタを書き出して、片っ端から数を競って作成する」というセンターは無いと思います。FAQを作成する上で「事前にどれだけ業務設計を整えられるか!」が成功のカギを握ります。
冒頭の図をご覧下さい。
そもそも、“FAQを使用する目的と対象の明確化”が必要です。社内のコールセンター内で共有するだけのFAQなのか? 社内の関係部署(営業や製造現場など)も一緒に参照するのか? さらに社外のお客様も参照するのか? 電話対応の用途にのみ使うのか? メール・チャットの対応のナレッジとしても使うのか?など、当たり前の事ですが、その目的と対象の整理を初めにきちんとしておかないと、後々ある程度作成し終わり利用開始早々に、「このFAQは使えない?」とか「表現が統一されていない?」とか色々問題が発生する事になります。
“何を要件”としての部分でも、「現場のオペレーター全員が望むFAQを中心に作成していくのか?」と「入社間もない新人オペレーターに必要なFAQを中心に作成していくのか?」とでは、自ずとFAQ構築の方向性が変わってきます。この議論はFAQを初めて構築しようとするセンターにとっては極めて重要です。
“誰がいつ”の部分では、現場のSVやベテラン オペレーターが空いた時間で状況に応じて作成するとなると、時間の経過とともに尻すぼみになるリスクがあるので、やはり専任化してナレッジスペシャリストとして専門性を高めた方が賢明です。当たり前ですがFAQは作成して終わりでは無く、利用状況に応じて「0件ヒット率の精査」、「アクセス率」や「個人間のバラツキやAHTの推移」など細かな分析と修正作業を繰り返しながら、日々進化していくものです。
 
昔ある先輩から「FAQシステムは構築した時がスタートであり、育てるシステムである」という言葉をもらいました。確かに、FAQシステムを導入し始めのセンターにとっては、当初の目標作成件数:500件とか1000件というのはあくまでもスタートラインですので、そこからどのように「使えるFAQに育てていくか!」の真価が問われます。
FAQの数だけ豊富にあっても「0件ヒット率が高い(例えば20%以上)」状況だと意味がありません。多種多様なあいまい表現や変換ミスを精査して調整していくのはもちろんの事ですが、そもそもFAQを使うお客様視点になっているかどうかもポイントです。
 
ペルソナ分析によるFAQ作成法
その上でFAQ作成の効果的なプロセスとして「ペルソナ分析によるFAQ作成法」があります。
例えば、携帯端末のテクニカルサポートの場合、良く電話をしてくるお客様として「離れた家族から勧められてガラケーからスマホに切り替えた高齢者」というペルソナをイメージします。
そうすると、ショップで携帯を受け取り自宅に帰宅した後何をするのか?を想像します。
「箱を開ける」⇒「電源を入れる」⇒「最初に行う設定は何?」・・・・初期設定が完了したら次にどのような設定(メアド設定? アカウント設定?)を行うのかをイメージする。
次にある程度設定が完了したら一番初めに何のアプリをダウンロードするのか? コール履歴からLINEの可能性が高い場合、過去の履歴移行がわからない? 友達登録の仕方は? メッセージの送り方は?など、お困りポイントがイメージできます。
アクセスログやFAQシステムから取れるデータである程度類推することはできますが、より明確にするため、電話などの問い合わせ窓口の担当者にもインタビューを実施する必要があります。その結果としていくつかのペルソナを具体的に設定出来ることになります。また、それらのペルソナがどんな問い合わせを行う傾向が強いかを洗い出し、FAQリストをグループ化して紐付けし、FAQ導線を作成するという手法です。
 
既にFAQ運用しているセンターも、これからFAQを構築していくセンターにとっても「FAQの業務設計」は非常に重要なポイントになります。
 
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2020年06月30日 10:02

Vol.71 ナレッジマネージメントのすすめ ~その1~

ナレッジマネージメント その1
前回まで2ヶ月にわたり、新型コロナウイルス対応の最前線レポートを届けてきました。アフターコロナ対応として「在宅勤務体制」が業界スタンダードになるのか?という記事を書きましたが、日本の実情は欧米各国と比べると少し様子が違うようです。
コールセンターの在宅勤務率に関してはまだ正確なデータがまとまっていませんが、概ね欧米各国では70%を超えているのに対して、日本はまだ30%未満のようです。また今後も在宅勤務を継続するかの意向に関しても欧米各国が70%を超えるのに対して、日本では10%未満という結果もあるようです。このことから日本におけるコールセンターの在宅勤務体制は、あくまでも今回のコロナショックに対する一過性の対応と考えている企業・経営者が多く、本格的に在宅勤務体制へのシフトを考えている割合が少ないというのが現状のようです。
 
そのような中、今回のコロナショックに対して一時的にでも部分的にでも在宅勤務を実施したコールセンターの管理者の声として多く聞かれたのが「FAQの重要性の再認識」という言葉です。当たり前ですが、在宅勤務で受電やメール・チャット対応する上で欠かせないのがFAQです。日頃は多くの人が集うセンター内で勤務していているので、FAQを検索して自ら回答する以外に手挙げや直接SV・リーダーに質問に行くことで解決している問い合せも、在宅勤務になると自己解決でなんとかしないといけない割合が格段に増していきます。
最近のコールセンターにおいては、FAQの活用に関しては2極化しているように感じます。AI技術を駆使し音声認識による自動検索など優れたITシステムを活用して高度にFAQを活用しているコールセンターもあれば、未だにエクセルシートにQ&A形式を羅列してランダムにFAQの数だけが増えて全体管理がされていないFAQを使っているコールセンターなど。
 
そもそも、ナレッジマネージメントとは冒頭の図にあるように「暗黙知な情報を形式知に変換して個人のノウハウを共有し組織として活用して業務効率化を行う」事と言われます。ナレッジマネージメントツールとしてはFAQのみならず、ファイル共有・マイニング/検索・グループウエア・eラーニング・SNSなどがありますが、やはり「FAQシステム」はその代表格になります。
DIKWモデルとは?
ナレッジマネージメントを語る上で知っておきたいフレームワーク「DIKWモデル・DIKWピラミッド」があります。それぞれData、Information、Knowledge、Wisdomの頭文字を取ったものとして定義されています。
PCはデータ(Data)の蓄積・集計・分析を行うことはできますが、データを基に判断を行うことはできません。データは何らかの基準で整理して意味づけしたもので4W(Who,What,Where,When)の答えとなりうる情報(Information)が必要です。そして判断を行うのは人であり、その人の判断力・洞察力・発想力が必要です。
しかしその判断を下すための材料が揃っていなければ判断に支障を来します。
この判断の手助けとなるのが知識(Knowledge)です。「知識」と「情報」を元に検討・判断を行い、今後の価値判断や意図を明示する「知恵(Wisdom)」を生成できます。
 
ここでの重要なポイントは「知識から知恵を創造する事です!」
よく「知恵を出せ!」とか「知恵を絞れ!」とか言われますが、単なる「データ」を「情報」⇒「知識」に変換して最終的に「知恵」として活用できるかどうかがこのDIKWピラミッドの肝の部分になります。
ビジネスの世界でも知識豊富な方は沢山いますが、そこから「知恵の創造」ができない人が沢山います。こういう人はニッチな知識ならご意見番として重宝しますが、そこまでです。
肝心なのは、知識を使って創造する。つまり「知恵を絞って考える力」です。
 
ちょっと今回は概念的な話になりましたが、コールセンター内でFAQを効果的に活用する上で今回のナレッジマネージメントの概念は重要です。FAQは闇雲に数だけ増やせば効果的という事でもありません、またDIKWピラミッドで説明したように知識だけの集合体でも効果的ではありません。
次回以降は、具体的にナレッジマネージメントを進めて効果的なFAQ作りをしていくプロセスについて説明したいと思います。
 
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2020年06月22日 10:31

Vol.70 新型コロナウイルス対応 最前線レポート ~最終回~

在宅勤務オプション
5月26日に全国的に非常事態宣言が解除になり、人の移動や社会活動が(安全予防策を実施しながら)、通常通りに戻りつつあるようですが、今現在のコールセンターを取り巻く環境はどうなのでしょうか?
 
前回、リックテレコム社発刊のコールセンタージャパン誌(以下CJ誌)の最新号で“コールセンター「脱・3密」の提言”の内容で、3密のブラック職場として現場で働くオペレーターや従業員から悲痛な叫びが聞こえてくると紹介しました。また、コールセンターがテレワークへの移行のハードル(理由)として一番に挙げられるのが「個人情報の漏洩リスク・セキュリティの問題」という点も紹介しました。
 
最終回の今回は今年3月~現在まで実際に相談いただいた内容・現場の生の声を聞いてきた状況をまとめたいと思います。
この3ヶ月で20近いコールセンターの関係者・責任者の方から聞いた「コールセンターの新型コロナウイルス対応の状況」ですが①:本格的に在宅勤務体制の整備(システム投資含む)を実施した:約20%、②:メール・チャット・転送電話対応など一部出来ることから在宅対応している:約40%、③:検温・消毒などの徹底のみで在宅勤務体制は行っていない:約40%(ただし、受付時間の短縮・受付内容の絞り込みなどは実施しているを含む)という感じです。母数が少ないのであくまでも参考値ですが、各方面で実施されている全国を対象としたアンケート結果とそんなにかけ離れていない印象です。
 
約20%の本格的に在宅勤務体制の整備を実行している会社の共通点は中堅から大企業が中心で資金力があって、前々から検討していたのもこの期に一気にアクセルを踏んで移行したケース、それと経営層の鶴の一声で「在宅勤務への移行が即断即決されたケース」がほとんどです。
 
約40%のメール・チャットなどの一部対応のケースは、できる事から模索して実施している、内心、現場の管理者は本格的な在宅勤務体制の整備が必要と感じながらも、経営層からの指示・システム投資の承認が無いので様子を見ながら実施している感じです。
 
約40%の従来の受付体制のみのケースは、中小のインハウス コールセンターで受付時間の短縮や、受電人数を間引いてサービスレベルは落ちるのを覚悟の上で受電をしているケース。そして中小・中堅のアウトソーサーの割合が多いです。今アウトソーサーは政府・地方自治体からの新型コロナウイルス対応窓口の特需で結構忙しい状況のようです。急に集めたオペレーターで対応しているので在宅での対応も難しく、逆にセンターを拡張などして従来型での受付を行っているアウトソーサーが多い印象です。
 
実は、今、コールセンターの採用難が解消されている?!
私は3月の時点で3密ブラック職場として揶揄されているコールセンターでは働きたくない従業員が辞めたい・募集をしても集まらない危機感を持っていましたが、実際は「採用においては最近に無く好調で!人集めには苦労していない!」という声を沢山聞きました。なるほど!と思ったのは「コールセンターでは働きたくないという層が一定割合いますが、それ以上に飲食・宿泊・小売り業などの業界が壊滅的でそこから人がどんどん流れてきている」という声が多いことです。確かに、他の業界が壊滅的で仕事が無くなった若者・主婦層の受け皿になっているのもうなずけます。しかし、この状況にあぐらをかいても危険です。少しづつ経済が回り出したら、本来の場所に戻っていく層も多くいるでしょうし、今後「WITHコロナの生活様式」として3密職場の代表格のコールセンターでは、その対応レベルによって2極化が起きる可能性が高いです。在宅勤務体制のオプションを持っているコールセンターと持っていないコールセンターでは働く従業員の安心感も大きく変化してきますので、次のステップでは働く上で安心できるコールセンター創りという点でも、在宅勤務オプションは今後の業界スタンダードになるのではと思います。
 
専門家の予想では、新型コロナウイルスとの闘いは長期にわたるようですので、今から自社にあった在宅勤務オプション・BCP対応対応の整備をしても遅くは無いと思います。
 
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2020年06月09日 11:30

Vol.69 新型コロナウイルス対応 最前線レポート ~その4~

ジェネシスBCP ブログ資料
5月26日に非常事態宣言が解除になり、少しづつ人の移動や社会活動が動き出してきましたが、今現在のコールセンターを取り巻く環境はどうなのでしょうか?
 
リックテレコム社発刊のコールセンタージャパン誌(以下CJ誌)の最新号で“コールセンター「脱・3密」の提言”の内容で特集記事がありましたので少し紹介をします。
3密のブラック職場として現場で働くオペレーターや従業員から悲痛な叫びが聞こえてくるコールセンターですが、事務系・システム系業務とは環境が異なり簡単にテレワーク(在宅勤務)に移行できないという声は多く聞かれます。
冒頭のアンケート結果は先日実施されたジェネシス・コンタクトセンターWEBセミナーでの結果です(n=162)。コールセンターがテレワークへの移行のハードル(理由)として一番に挙げられるのが「個人情報の漏洩リスク・セキュリティの問題」のようです。ただし私の印象としてこれは乗り越えられないハードルでは無く、どちらかというと「テレワークをできない!やらない!」理由付けにされている感があります。テレワーク自体は結構前からその必要性が叫ばれてきましたがやはり、セキュリティリスク対応が難しいとして長年にわたり先延ばしされてきた背景があります。しかし、現在ではシステム・ツール類が相当進化しているので、シンクライアントシステム、仮想デスクトップ環境、VPN技術、音声データの暗号化、クラウド環境も整っていますし、コミュニケーションツールの「Slack」や「ZOOM、Teams、SKYPE」などのWEB会議システム、多種多様なeラーニングツールもありますので、テレワークへの移行をしようと思えばできる環境は整えっていると思います。少し海外に目を向けると都市のロックダウンまで実施された欧米各国でのコールセンターの在宅シフトについて、海外のコールセンター事情に詳しいイー・パートナーズ代表の谷口修氏は「各国の大手企業やBPOベンダーはオフショアからオンショア、そしてホームショア(在宅)へと、短期間のうちに一気に舵を切っている」と話をしています。(CJ誌より引用)

しかし、この数ヶ月でお付き合いのあるコールセンター、アウトソーサー15社ぐらいの管理者の方から話を伺いましたが、本格的にテレワークへの移行を決めた・実施中というコールセンターは2社しかありませんでした。10社近いコールセンターは一時的な在宅での待機やメール・チャットなど極一部の業務を在宅でできる工夫をしているものの本格的なテレワークへの移行については「検討中」という状況です。残り3~4社は執務室の消毒・換気、オペレーターの消毒・検温など安全予防策の徹底のみで今までと変わらずオペレーターを出勤させて運用しているという状況でした。
やはり感じるのは、前回のブログでも紹介したチューリッヒ保険のBCP対応や大手銀行・生損保のような資金力がある大手企業でないとなかなか一気にテレワークへの移行は難しいようです。これはコールセンターに限らず日経新聞でも書かれてましたが、「資金力による差。テレワークは大手企業主導、中小企業にはそんな働き方は難しい」テレワークと一言で言っても前回のブログで書きましたが本格的に実施しようとなると数千万単位の投資(システム構築・セキュリティ対策・ノートPC・ヘッドセット・ポケットWifiなど)が必要になってきます。ただ、実施対象や環境面・運用面を工夫すればもっと柔軟的に実施できる方法もいくらでもあるのですが・・。
 
イー・パートナーズ代表の谷口修氏によると、日本と海外との決定的な差は「(海外では)専門性を有するセンター責任者やスペシャリストの存在、自由度が高くセキュリティやITの展開が行えるリソースの活用などの現場の能力差。また、経営層も含めたマネジメントの明確な戦略決定の有無」と言っています。特に“経営層による明確な戦略決定の重要性”(CJ誌より引用))
 
まさに私もその通りだと思います。日本のコールセンターの特徴は「オペレーターの非正社員比率が高い。アウトソーサーへの丸投げ意識が高い。顧客対応・サービスへの投資をコストと捉える。コールセンターの専門人材が育たない(育ててない)」
 
どうも、今回の新型コロナウイルスに端を発したテレワーク・BCP対応の議論は、前々から叫ばれている「コールセンターを取り巻く内外の環境・意識の差」が縮図となって表れているように思います。
 
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2020年05月27日 11:15

Vol.68 新型コロナウイルス対応 最前線レポート ~その3~

CCパテション画像
まだまだ収束の兆しが見えない新型コロナウイルスの脅威。最近では早期の収束の見込みが厳しいことから、数年に渡り付き合っていく「新型コロナウイルスとの共生」、「新しい生活様式」というキーワードも聞かれるようになりました。
3密職場の代表格であるコールセンターの職場においても、各業界団体や有識者から「在宅勤務でのBCP対応の整備を急げ!」とその必要性が叫ばれています。ただ、現状の世界的な危機の中でも「社内でコールセンターの在宅勤務へのシフトを含めたBCP対応の議論が進んでいない!」という声も多く聞かれます。元々、派遣・アルバイトなど安価な労働力を活用し労働集約型で業務を行うコールセンターには社内の投資優先順位が低いという傾向があります。特に“コールセンターはコストセンター”などと揶揄している経営者からするとなおさらです。大手企業とは違って余力の無い中小規模の会社ではその傾向は更に顕著です。アウトソーサーの場合は、そもそもクライアント先の意向ありきなので「依頼もされていないのにそんな投資は難しい」という声も聞かれます。また、実際に在宅勤務に切り替えようと考えたとしても、何から着手していいの?という素朴な壁から始まり、クラウド環境整備・ノートPC/ポケットWifi・ヘッドセットの新規購入、セキュリティ対策費用など相当な予算が必要になりますので、「そんな投資はできない!」と、場当たりの予防策のみで運営しているコールセンターが実際、日本では多くを占めている現状も垣間見えます。
前回紹介した「チューリッヒ保険のBCP対応」は業界ではレア中のレアケースであり、同じように数年前から将来のリスクに備えた多額の投資・準備・運用設計を行うには社長を含め経営層の相当な理解と決断なくしては無理だと思います。
 
今回は、「コールセンターの在宅勤務体制の整備」についての詳細は奥も深く・多岐に渡るので一旦脇に置いて、現実的に今各社で行っている予防策・対応策について共有したいと思います。
(別途、コールセンターの在宅勤務体制の整備、何から手を付けたらいいの?についてのご相談・ご質問があれば、直接このHPからお問い合わせ下さい。現在、無料相談会を実施しています)
 
仮に現時点で「在宅勤務体制を含めたBCP対応」の見通しが立たないのであれば、せめて「日本一感染予防策を実施しているコールセンターになろう!」をスローガンにして取り組んでもらいたいと思います。
CCAJ(日本コールセンター協会)での指針(下記リンク先参照)をご覧頂ければ、概ねコールセンターで実施すべき感染予防策が網羅されています。既に実施している項目がほとんどだと思いますが、是非、自社の対応レベルの参考にして下さい。
コールセンターにおける新型コロナウイルス感染症対策に関する指針
 
事前予防策(自宅での検温・出社前の検温など)、従業員個人の予防策(マスク・手洗い・消毒・うがいなど)、ファシリティー予防策(座席配置を離す・導線の工夫・休憩室の座席配置など)、機器類からの感染予防策(ヘッドセットのマイク・キーボード・マウス・共用タブレット・共通プリンター・FAXボタンなど)、環境予防策(換気・サーキュレータ禁止・エアージェットタオル禁止など)、現時点で在宅勤務体制の見通しが立たないコールセンターでは是非「日本一感染予防策を実施しているコールセンター」として自負できる予防策の実施を心がけてもらいたい。
 
最後に、コールセンター特有の常時会話をして飛沫が飛ぶ環境における飛沫防止策として最近、実施事例が増えているのが「パテションの設置」、「ビニールシートによる飛沫防御壁」です
冒頭の写真でも掲載していますが、現在、コンビニ・スーパーのレジに設置してある「ビニールシートによる飛沫防御壁」や「パテションでブースを囲う」という対応策。飛沫感染の予防という意味では予防レベルが一段階UPした対応にシフトしてきているようです。
それとセンター入口に消毒マットを置いて、靴の除菌を行うという対応。病院などの院内感染の発生源になったのは、一つはタブレットの使いまわし、さらには患者のウイルスが蔓延している床を踏み歩いた靴を不用意に手で触り、体内への侵入を許してしまったという報告です。
いくらコールセンター内の職場を除菌(手洗い・ドアノブ消毒・うがいなど)しても、通勤時・ランチの外食時など外部から靴底経由でのウイルス侵入を防ぐ事はできません。念には念を入れる意味で、ビル内・職場入室時の靴底の消毒マットも効果的という報告があります。
 
今からでも在宅勤務体制の整備に舵が切れるセンターは一日も早く検討を開始する必要がありますし、残念ながらそれができない場合は、日本一感染予防策を実施しているセンターとして徹底した予防策の実施が必要です。
 
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2020年05月12日 09:30

Vol.67 新型コロナウイルス対応 最前線レポート ~その2~

新型コロナウイルス対応 (全社)
新型コロナウイルス対応 (コールセンター)
まだまだ収束の兆しが見えない新型コロナウイルスの脅威ですが、3密職場の代表格であるコールセンターは今、どんな対応策をしているのか? リックテレコム社の「コールセンター ジャパン5月号」で各コールセンターの緊急アンケート調査報告が行われました。
 冒頭のグラフはアンケートに回答してくれた企業(インハウス:67社、アウトソーサー:24社:合計91社)の「本社・管理部門とコールセンターで実施した施策」回答結果です。他にも詳細な項目・データ・考察がありますので是非、“月刊コールセンタージャパン5月号”を参照下さい。(定期購読以外にも書店でも購入できます。下記リンク先の書店で購入可能です)
https://callcenter-japan.com/magazine/4028.html
 
一番顕著なポイントは「在宅勤務への推奨」がコールセンター部門以外は71.4%の会社で実施・検討しているのに対して、コールセンター部門においては16.5%に留まっている点です。
時差出勤に伴う時短勤務もコールセンター部門以外では75.8%の会社で実施・検討しているのに対して、コールセンター部門では35.2%と半分以下に、有人対応の営業時間短縮に至っては実に10%しか実施・検討されてない状況です。
なかなか他部門業務とは異なり、在宅勤務体制を行う事の難しさ、特にアウトソーサーの場合は顧客対応上、今までの受付時間(サービスレベル)を下げるのが困難という現状を浮き彫りしている結果だと思います。
今月に入り大手アウトソーサーのオペレーター一同が3密環境の改善を求め、労働組合に加入した上で会社側に団体交渉を申し入れたというニュースもあります。
 
そんな中で最近、注目を集めているのが、チューリッヒ保険のBCP対応については前回、記事を紹介しました。「複数の方からその詳細を教えて欲しい!」という問い合せを受けましたが私自身はチューリッヒ保険のBCPプロジェクトに直接携わった事も無く媒体の情報でしか知りません。そのため今回は、更に詳細に「チューリッヒ保険のBCP対応の神危機対応のレポート」のリンク先を付けましたので下記を参照下さい。かなり詳しく書かれています。
https://headlines.yahoo.co.jp/article?a=20200425-00235786-diamond-bus_all&p=1
 
前回も説明しましたが。チューリッヒ保険のBCP対応の検討は2011年の東日本大震災をきっかけに2013年当時から検討が進められ、昨今の台風などの自然災害・今年開催予定であった東京オリンピック時の在宅体制を目指して数年単位でシステム面、ハード面、運用・業務設計面を進められてきているので、どこの会社も簡単に同じような体制・レベルでのBCP対応ができるわけではありません。
ファシリティー関係では、在宅ワーク用の機器としてオペレーターに通話用ヘッドセット、パソコン、Wi-Fiルーター、スマートフォンの4点を貸与。これらのほかに、業務に適した机やイスがない人には、必要な物品を購入する目的の金銭補助(金額は購入品目にかかわらず一律同額)をしている。正直、今からこれらのハード面を早急に500台確保することも困難な状況です。
 
セキュリティ対策では、オペレーターはスマホで保険契約者などからの電話を受けるが、発信元の電話番号はスマホには表示されない仕組み。また傍受されないよう、通話内容には暗号化が施されている。オペレーターは契約者などとのやり取りをパソコンから社内システムに記録するが、仮想デスクトップのソフトウエアを使うことで、オペレーター側のパソコンには情報が一切保存できないようになっているようです。これらも短期に実現できるものではありません。
また雇用形態もオペレーターであってもそのほとんどが正社員、契約社員であり派遣社員の割合は極一部のようですので、ノートパソコンの貸与やセキュリティ対応の上でも万全です。
 
コールセンター業界誌やネットニュース、大手新聞紙上などでもチューリッヒ保険のBCP対応について特集として取り上げられておりその宣伝効果は絶大な効果があると思います。会社はそんな宣伝効果など考えていないと思いますが、今後の新人採用、優秀な専門家を採用する際には、特段、採用費をかけなくても優秀な応募者が後を絶たないと思います。
某有名IT企業でもその先進的な働き方改革(在宅勤務含めた柔軟な働き方の選択肢・手厚い福利厚生・多様な休職制度など)が各種メディアで紹介された後は、今まで採用できなかった超一流のキャリアのある方から、採用活動もしていないのに、勝手に相手から履歴書が人事部に送られてきたという話を聞きました。採用コスト0円で超優秀な社員の採用を安定的に実現しています。多分、チューリッヒ保険も、今後は業界の先駆者としての評価を高め、Afterコロナ以降も人材難・採用難にあえぐコールセンター業界において、圧倒的な勝ち組ポジションに立つと思います。
 
前回のブログでも書きましたが、今の有事における経営者・経営層の先見性・決断力が今試されていると思います。一刻も早く、コールセンター職場の3密状態を防ぐ方向に舵を切ってもらいたいと思います。
 
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2020年04月28日 11:02

Vol.66 新型コロナウイルス対応 最前線レポート ~その1~

BCP画像
まだまだ収束の兆しが見えない新型コロナウイルスの脅威ですが、3密職場の代表格であるコールセンターは今、平常通り運営していいのか? 政府の中でも業種としてのコールセンターのリスクについて議論の対象になっていると聞いています。
また、コールセンターの業界団体の中でも、「3密職場のコールセンターでの働き方を見直すべき!」という声も各方面から聞こえてきます。
先週に、コールセンターの有識者30名以上がWEB会議に集結してこの議論も活発に行われました。今回を含め次回以降もその議論の中のサマリーを「新型コロナウイルス対応 最前線レポート」としてお届けします。
 
最も大きなポイントとして挙げられたのが「経営者の理解・決断力」でした。
今この難局の場面でどういう経営判断を行うべきか、ここは各社で大きく対応が分かれているようです。例えば、既に緊急事態宣言以降は、現場に出勤して稼働するオペレーター数を半分、1/3にして、他は自宅で待機・在宅でリモートワーク(チャット・メール対応)に切り替えている会社もあれば、一切在宅勤務体制を取っていない会社もあります。当然ですが、急遽、自宅待機・在宅勤務体制を行えば電話の応答率・サービスレベルは50%を割り込むような状況になる事もありますが、ここは経営判断として割り切った判断をしているケースが多いです。傾向としては自社運営の場合は一旦、サービスレベルを捨てて自宅待機・在宅勤務体制に移行する判断も見受けられますが、アウトソーサーの場合はクライアント先の理解・承諾も必要なため、なかなかサービスレベルを捨てて大胆な自宅待機・在宅勤務体制に移行しづらいという声が聞かれます。(ツイッターなどで現場の悲痛な叫び声はアウトソーサーの現場からの声が多いようです)
そんな中で最近、業界で密かに注目を集めているのが、チューリッヒ保険のBCP対応です。
既にご存じの方もいると思いますが、既に在宅勤務率90%体制で平常時と変わらないサービスレベルを提供しています。詳細は下記のリンク先を参照して下さい。
https://www.jiji.com/jc/article?k=000000012.000042390&g=prt
 
しかしチューリッヒ保険のBCP対応の検討は2011年の東日本大震災をきっかけに2013年当時から検討が進められ、昨今の台風などの自然災害・今年開催予定であった東京オリンピック時の在宅体制を目指して数年単位でシステム面、ハード面、運用・業務設計面を進められてきているので、どこの会社も簡単に同じような体制・レベルでのBCP対応ができるわけではありません。
 
そういう意味では、経営層の将来へのリスク回避に向けた意思決定・投資判断は非常に重要だと改めて思い知らされます。
現時点においては、チューリッヒ保険のBCP対応をまねしよう!では無く、出来ることから一日も早く対応を進める事が求められています。2月の時点で対応に動いた会社、3月の緊急事態宣言直後に動いた会社、今なお職場の予防策しか動いていない会社など様々な状況です。
既に、今から在宅勤務体制への移行を検討開始しても、ハードのノートPC,ヘッドセットの入手が困難、システムベンダーも対応の順番待ちの状況で、早期の在宅勤務体制への移行は難しいとも聞いています。
 
最近の日本国内での罹患者状況を見てもフェーズが変わったように思います。ここは有事での対応という認識のもと、コールセンター現場で働く従業員の命を守る行動・判断が求められると思います。ここは経営層の理解と決断力が試される場面だと思います。
コールセンターにおいても今後は「在宅勤務でのテレワーク化」が一気に進むというのが世界の潮流だと思います。先ほど紹介したチューリッヒ保険のBCP対応レベルには及ばなくても、出来ることから一日も早く着手する!それが今、経営層に求められている事だと思います。
 
また次回、新型コロナウイルス対応最前線のレポートを行います。
以下の新型コロナウイルスBCP対応含め、無料相談の受付は現在も行っておりますので、ご要望の方は遠慮なくどうぞ!
 
下記の「お問い合わせ」シートに記入の上、ご連絡下さい。追って個別にご連絡します。
https://satsuki-sol.com/contact.html
 
・相談項目・・なんでも結構です。BCP対応何から始めたらいいの? 各社のBCP対応の取組事例を知りたい、現場オペレーション運用での注意点など。
 
・時間・・・基本1時間~1.5時間程度
 
・ツール・・・スカイプ、ZOOM、Teams、ハングアウトMeet、他インストール可能なWEB会議ツールであれば何でもOKです。
 
・日時・・・ご希望頂いた日時の中で調整します(平日:9時~18時の間)
 
 
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2020年04月21日 12:00

Vol.65 【先着数社限定:無料WEB会議相談会実施】新型コロナウイルスBCP対応など

BCP画像
前回に「経営に認められるコールセンターの創り方」について書き始めましたが、最近の新型コロナウイルス対応で各コールセンターでのBCP対応が急務の課題になってきています。メールでの相談も新型コロナウイルスBCP関連が増えてきていますので、急遽無料のWEB相談会を実施する事にしました。

・相談項目・・なんでも結構です。BCP対応何から始めたらいいの?、各社のBCP対応の取組事例を知りたい、現場オペレーション運用での注意点など、もちろん新型コロナウイルス関連では無い相談項目でも結構です。
 
・時間・・・基本1時間~1.5時間程度
 
・ツール・・・スカイプ、ZOOM、Teams、ハングアウトMeet、他インストール可能なWEB会議ツールであれば何でもOKです。
 
・日時・・・ご希望頂いた日時の中で調整します(平日:9時~18時の間)
 
下記の「お問い合わせ」シートに記入の上、ご連絡下さい。追って個別にご連絡します。
https://satsuki-sol.com/contact.html
 
現在の新型コロナウイルスの感染が拡大する中で、コールセンターの業務がまさに3密(密閉・密集・密接)の状態にある事から、このままオンサイトのオペレーションを強行的に継続していいのかと悩んでいる管理者・経営者も沢山いると思います。
日本国内でも大手アウトソーサーでのクラスター発生や韓国・ソウルでの大規模なクラスター発生が起きた事は周知の事実です。セキュリティが強化され密閉された空間で、多くのオペレーターが在席し、電話対応時の不便さからマスク着用もできずに終始飛沫を飛ばしている環境。今回の緊急事態宣言の中で営業自粛業務にコールセンターは含まれていませんが、今後いつ何どき「3密の代表格のコールセンター」が営業自粛業務の対象になってもおかしくないと思っています。しかし、業務の特性上、全てのコールセンターが明日から在宅勤務ができる環境を整えているわけでは無いのでそう簡単に解決できる問題でもありません。そもそもクラウド型PBXシステムはあるのか? データ類などがシンクライアント方式でセキュリティ対策は万全なのか?などシステム面での基盤ができているかどうかで次のステップが大きく変わります。システム面での環境整備がされていないコールセンターではまずどこから手を付けたら良いのか? これも、各社の業務形態が自社対応なのかアウトソーシング対応なのかによっても対応が変わります。サイト数も複数拠点を持っているマルチサイト運営なのか、1拠点のみでの対応なのか?雇用形態は派遣社員中心なのか、正社員中心の対応なのか?とにかく、整理すべき項目・ポイントが多岐に渡ります。
 
大きな視点でいうとパンデミック用BCP対応として重要な3点を書いておきます。
 
1.経営層含めたトップマネジメントの強いリーダーシップ
緊急時の指示・判断は一刻を争います。最近では世界各国での国のトップのリーダーシップの違いによる優劣の議論もあります。個人的には日本が上手くリーダーシップを発揮しているとは言い難い。ここは反面教師にする必要があります。トップマネジメントが強いリーダーシップを発揮して最適な指示・判断を下す。まずここが機能していない事には話になりません。
 
2.既存の組織・役職に拘らない
こういう緊急事態の場合、高い役職の方がプロジェクトチームに名を連ねる場合が多いですが、最近の事例を見ると決して「役職が高い≠専門性・リーダーシップが高い」という場面が多いです。緊急時に対応できるだけの専門知識もリーダーシップも無い方がトップにいても機能しないので、こういう場合は外部からでも内部からでも専門家・スピード・柔軟性を持った人材を招集して、真の意味でのプロジェクトチームを編成した方が効果的です。
 
3.トリアージ対応の整理
現在の業務を「一旦受付を中止するまたは音声・FAQのみに対応を切り替える・一部業務を縮小する・従来通りの対応を行う」など少ない要員でも事業を継続されるための医療現場におけるトリアージ対応の整備をまず行う事が重要です
 
ほとんどのコールセンターが既に、BCP対応に向けた取組を開始していると思いますが、何か不安な点や相談事がありましたら、今回の「無料WEB会議相談会」にてご相談下さい。
 
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2020年04月13日 12:31

Vol.64 経営に認められるコールセンターの創り方 ~その1~

センター管理者、共通の悩み
先日、今後実施されるコールセンターの実践講座についてお伝えしましたが、特に「コールセンター運営の基本知識とマネジメント入門講座」の研修には副題があります。それは如何にして「経営に認められるコールセンター」になるかという命題に対するメッセージです
どうしても、日本においてはまだまだコールセンターの社内におけるポジションが決して高いとは言えない状況にあります。その状況をどのように打開して「経営に認められるコールセンターを創っていくか!」というヒントを得てもらう事も目的の一つにしています。
また、複数の企業様からお声かけいただき「経営に認められるコールセンターの創り方」というテーマで講演活動もしています。今回はその中の抜粋版をお届けします。
下記2つの研修は新型コロナウイルスの影響で、延期になりました(時期が決まりましたら追って連絡します)
◆ 4月22日(水)・・・東京の家電会館で実施予定
◆ 5月27日(水)・・・大阪のマイドーム大阪で実施予定

「コールセンター運営の基本知識とマネジメント入門講座」を実施します。

詳細はここを参照
 
では、どのようにして「経営に認められるコールセンター」にしていくかですが、当然ながら一つの施策・アクションで見方ががらりと変わるはずはありません。冒頭の図にもありますように、多くの管理者・センター長の皆さんは「経営層に何を報告すればいいのか?」、「人件費を減らせ・減らせとばかり言われる」、「コストセンターと揶揄される」、「品質と生産性が一向に向上しない」という嘆きを、どこのコールセンターに伺っても聞こえてくる声です。
今回からシリーズで、この経営層からのコールセンターの見方に関して、少しでも意識変革をもたらすにはどうしたら良いのかにフォーカスを当ててブログを書いていきます。
 
初回は「経営層とのギャップを最小化しよう!」です。
そもそも、例えば営業部に関しては売上金額・売上数・営業利益など非常にわかりやすいKPI指標がありますので、どの経営層でもその部署の善し悪しは一目でわかりますが、ことコールセンターに関しては「応答率」、「放棄率」、「サービスレベル」、「稼働率」、「AHT(1件あたりの処理時間)」、「CPC(Cost Per Call)」など、一般の経営層には難解で意味の分からないKPIばかりですので、そもそも、何をもって現在のコールセンター運営(アウトソーサーからしたらコールセンター経営)が上手くいっているかどうかがわかりません。ですので、ここの誤解や理解不十分な点などの相互のギャップを最小化しない事には話が始まりません。
一例を挙げれば、自社運営(インハウス)の場合、コールセンター部門単体で営業利益を稼ぐ事を目的としているセンターは少ないので、基本は期初に定めた年間予算の範囲内での運営が重要になります。では、果たして期初に定めたコール量予測(年間・月間・日間・時間帯別)・将来の変動要素(イベント・人員構成・時給単価・派遣法/労働契約法の法令改正など)をきちんと盛り込み、精緻なコール量予測からシフト配置、要員計算を行っているかというと、残念ながらどんぶり勘定で計算しているコールセンターが多いのが実態です。すると、期中に急にコール量が増えて人員を増やしたい(予算を超える)事態が発生して稟議を挙げても、「そんな事は予算時には聞いてないし、君の見積が甘かったのでは?」と返されて終わりです。結局、コールが逼迫してきてもオペレーターを増員できなければ、電話は繋がりにくくなりお客様には迷惑がかかりますし・現場稼働率が高くなりますオペレーターも疲弊します。オペレーターのメンタルケアも怠れば、欠勤率・離職率にも悪影響が出てくる事態になりますが、そこで、「応答率が80%を切ってきたので・・」とか、「稼働率が90%を超えてきたので・・」とか経営層に説明しても、まず聞き入れてもらえない事が多いです。
 
では、このような状況に陥らないようにどうしたら良いのかについては、次回に整理して説明したいと思います。
 
2020年03月31日 10:14

Vol.63 4月東京開催 コールセンターの実践講座の紹介

最近の新型コロナウイルスの影響で大規模イベント・大規模セミナー等が中止になっておりますが、今回は小規模10人前後でコールセンター実践講座を東京で開催する事にしてます。
毎年、CRMデモ&コンファレンスにて春は大阪のマイドーム大阪、秋に東京のサンシャインシティで実施している同じ実践講座の小規模バージョンです。
安全衛生面にも十分に配慮した上での、10人前後での開催ですので、この機会にコールセンターの実践力を高めたいと考えている方は是非受講いただければと思います。特に今回は小規模人数での開催になりますので、各受講者からの個別相談・質問を受けられる機会も儲けたいと思います。他社の参加者からの情報共有に加えて、講師との質疑応答などの時間も十分に確保しての開催です。
 
日時は4月22(水)と24日(金)の2日間。場所は東京の湯島の家電会館になります。実践講座の詳細は下記を参照していただき。今回は、受講特典として受講者の方だけに特別にお渡ししている特典資料についてご紹介させてもらいます。

●4月22日(水)は「コールセンター運営の基本知識とマネジメント入門講座」を実施

詳細はここを参照

●4月24日(金)は「基本から学ぶKPIマネジメント実践編」を実施

詳細はここを参照

 
「コールセンター運営の基本知識」でも「KPIマネジメント実践編」の主要テーマはもちろんKPIですが、コール予測から必要人員計算に用いられるKPIをご存じでしょうか? ご存じの方も多いと思いますが、ベースとしては「アーランC式」を使って必要要員計算を行います。アーランC式の詳細については今回、割愛します。もう一度確認されたい方はこのブログのVol43のアーランの基礎知識を確認して下さい。
 
アーランB式では、コール数や話中率をキーファクターとして必要回線数を計算しますし、アーランC式ではコール数・目標サービスレベルから必要人員数を計算していきます。
この研修の受講特典として、簡易版のアーランB/C式のエクセル・マクロ計算シートをファイル形式でお渡ししてます。基本的にワークフォースマネジメントシステム(WFM)もベースはアーランC式です。20年ぐらい前になりますが、自作でアーラン式のロジックを組み入れエクセルのマクロ計算式で回線数や要員数を計算できるシートを作成しました。
エクセルのイメージ画像は下記になります。
 エクセル アーラン式
もう一つの特典資料は、「勤怠状況レポート」のテンプレートの提供です。
各コールセンターではオペレーターの勤怠管理や離席時間の管理をしていると思います。この勤怠状況レポートは、在席するオペレーター・SV全員の総ログイン時間の中から、欠勤や有給・残業などの勤怠時間と、会議時間やフィードバック時間、SVの待機時間などの離席時間を差し引いて実際の現場の稼働生産性をチェックするレポートになります。
ワークを通じてこの勤怠状況レポートの有効性は体感してもらえると思います。受講特典としては、エクセルで作成した勤怠状況レポートのエクセルのテンプレートとパワーポイントで作成した解説資料も合わせて提供します。
解説資料のイメージ画像は下記になります。
 勤怠状況レポート
上記2つの特典資料は、どちらの講座を受講いただいても2つともご提供しています。
活用次第では、受講料の何倍もの価値がある特典資料だと思いますので、是非ご興味がありましたら、部下の方や同僚の方へのご推薦も含めてご参加のほどよろしくお願いします。
 
この機会に様々な研修を受講して現場の運用改善の一助にすることをお勧めします。とにかくコールセンター運営・マネジメントは専門性が高いので、専門知識・経験が重要です。自社の運営課題に対して日々悶々としているよりも、一度専門的な知識・スキルに触れることをお勧めします。
 
2020年03月24日 11:33
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