コールセンターの課題解決の相談は
さつきソリューションへ

長年の経験と知識を基に、現場・経営両サイドで抱える悩みを解決いたします。

HOMEブログ ≫ さつき先生ブログ ≫

今日から役立つ!
コールセンターのちょっといい話

VOL.103 CCのコンサルティングとは? ~サポートオプション編~

アセス後のイメージ その1
嬉しい悲鳴なのですが、コロナ禍の中でもコールセンター運営・課題解決のご相談・コンサルティングが大変多く、更新のタイミングが遅れ気味になっています。また、別途詳細はこのHPでご連絡いたしますが来月7月20日・21日に恒例のCRMデモ&コンファレンス2021 in大阪が今年は天満橋のOMM展示ホールで開催されます(コロナ接種会場の関係で今年は場所が変更になっています) テーマは「変わる消費者、変わらない顧客接点」と題して“VOC”の扱い方について特別講演を行います。
既に来場登録、受講申込みが開始されていますので、「伝説のセンター長会議」は無料参加(定員になり次第受付終了ですので、お早めにどうぞ!)申込みはこちらをクリック!
 
さて、シリーズでお伝えしているコールセンターの課題解決系コンサルティングのPDCAですが、前回は事前アセスメントの準備・当日のヒアリング結果についてお伝えしました。今回は具体的にそのヒアリング結果からあぶり出された課題をどう解決していくのかのプロセスですが、ここからは各社三者三様の進め方になります。簡単に言うと、どれくらいの期間で、どれくらいのリソースで、どれくらいの予算感なのかによって変わってきます。短期1ヶ月にまとめて「コールセンターの基礎研修~KPIマネジメント研修を実施するプラン」(下記の研修ラインナップ参照)から3ヶ月~6ヶ月~1年かけて、「組織の役割認識・スキルレベルチェック~運営形態の最適化(コールセンター研修から離職改善・生産性効率UP・品質UP含め広範囲)~ROI検証」まで行うと6ヶ月以上はかかりますし、更にはインハウスコールセンターを新規に構築支援となると、1年がかりの時間軸になります。しかし、目安の期間として3ヶ月ぐらいで一定の成果を出したい!という要望も多く、「離職率の改善プロセスの検証と実施提案」「処理時間最適化の検証・運用プランの提案」「当該コールセンターに合わせた人材育成のスキーム・フレームワーク作りとひな形作成」など・・・であれば、大体月の稼働:5日前後で期間3ヶ月ぐらいのプロジェクトのイメージです。
 コールセンター研修
しかし、コールセンターの課題解決・運用相談はそれぞれ三者三様ですので、「経営にコールセンターの価値を訴求するためのKPIの見せ方とその訴求方法を教えて欲しい」とか「FAQシステム導入したい! チャットボットを導入したい!」けど、導入プロセスが良く分からないのでサポートして欲しいなど本当に様々な相談が寄せられます。このようなご相談でも、最終的に自社のKPIや現場の運用プロセスなどを確認して、私がパワーポイントなどで実際の経営陣への訴求資料作成やシステム導入のRFP(要件定義書)の作成から導入プロセスを支援していきます。
 
昨年から、冒頭のリックテレコムさんの実践講座に参加頂いた会社に無料のオンライン相談会を実施していますので、その時間を活用してまずはオンラインで実際の運用相談をして頂くことも有効かと思います。しかし、前回まで無料2時間としていましたは、次回からは1時間に短縮させていただきます。最近、稼働が忙しくなかなか時間が取れないことや、特段事前資料の制限をかけていないため結構てんこ盛りの資料を共有いただき、本格的なコンサルティングになってきていますので、当面は無料のオンライン相談会は1時間とさせていただきます。
 
専門家による課題解決のためのアプローチ術や業界の最新情報(最新システム動向・同業/競合他社のコールセンター動向・CXアプローチ・DXアプローチなどに触れる良い機会)になると思います。また、日頃悩んでいる課題を俯瞰して捉え、構造化して見える化していきますので、次の課題解決の着手ポイントも明確になっていきます。
 サポート形態のオプション
「1Dayアセスメント」は弊社HPの「サービス紹介」のコーナーでも詳しくパワポ資料で解説をしています。
PowerPoint プレゼンテーション (satsuki-sol.com)
 
♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html
 
2021年06月07日 12:00

VOL.102 コールセンターのコンサルティングとは?<事前準備編> ~その2~

前回からシリーズで課題解決系のコンサルティングのPDCAについて説明をしています。
「1Dayアセスメントサービス」では、小規模センターであれば1日間、100席を超える・複数拠点で受付している場合には、2日間+αをかけてアセスメント調査を実施します。
事前にある程度詳細な情報・KPIデータを頂く事になります(もちろん守秘義務契約はきちんと結びます)コールセンター組織図、役割表、システム構成図、主なKPIデータ(1年間~2年間の推移)、事前の自己診断チェック(30項目ぐらいをチェック)、認識できている課題、解決したい課題など・・・ご用意できる範囲で頂戴しています。事前準備の情報量によって把握できる内容が異なりますので、事前準備の段階ではできるだけ多くの情報を頂くようにしています。
下記は過去にアセスメントしたコールセンターの事前の自己評価のサンプルデータですが、オペレーション管理の自己評価は高く、特に稼働管理系のコール数・ブース数予測に関しては自信を持っているのがわかります。実際にこのセンターではかなり精緻はコール予測手法を実施しており、その実績値との誤差も5%以内でした。一方で、CS活動(顧客の声の収集・分析・発信、お客様満足度調査の実施など)はほとんど実施されておらず。、自己評価もほぼ0点でした。B To Cのお客様サポート系のコールセンターですので、本来はCS活動が重要視されるべきですが、このコールセンターでは何も実施されていませんでした。それには複雑な背景や理由があるのですが、その辺りの深堀と今後の提案などもアセスメント調査の報告でまとめて整理するポイントになります。
 1Dayアセスメントの紹介 2枚目
 
また、実際にオンサイト・オンラインでのアセスメント診断調査を行うと、下記のような現状の運用のレベルシートで評点をつける事になります。
 1Dayアセスメントの紹介 3枚目
 
コールセンターの課題で「離職率が高い!」とか「応答率が安定しない!」とか「処理時間を短縮化したい!」など多数ありますが、それらを解決する上でピンポイントに「XXの施策を実施したら離職率が半減できた!」などの魔法の杖的な施策は無く、その裏側に隠れている問題として、そもそもコールセンター運営の基本知識は備わっているのか? 専門的知識・スキルを有している社員の割合は? 研修担当・QA担当・ナレッジスペシャリスト・スケジュールコントローラーなど機能分化した役割定義がされているのか? センター長⇒本部長⇒担当役員⇒経営陣のコールセンターへの理解度はどうか? など、それぞれのコールセンターの置かれた外部・内部環境が大きく影響していきますので、その相関関係を紐解く必要があります。
上記のレベルチェック表でいうと、専門的な有識者がいて、品質管理も生産性管理も稼働管理も一定水準で実施しているコールセンターで離職率が50%を超える事はありませんし、離職率が悪いセンターではこれらの現状に何か問題がある事で結果的に離職率の悪化を招いている事が考えられます。しかし、長年現場でマネジメント・オペレーションしていると、全体を俯瞰して構造化して課題を整理する事に麻痺してしまい、近視眼的に「離職率が悪化したので!XXしよう!」とか「応答率悪化したから増員しよう!」という場当たり的な施策に走りがちです。
 そのため、専門家によるアセスメント診断によって、課題を俯瞰して捉え、構造化して見える化する事は効果的です、そして各社に合わせた課題解決の着手ポイントも明確にな提言していきます。
 
次回は、具体的にアセスメント診断から見えた課題に対してどんなアクションプランを実施して改善していったかのPDCAを解説したいと思います。
 
「1Dayアセスメント」は弊社HPの「サービス紹介」のコーナーでも詳しくパワポ資料で解説をしています。
PowerPoint プレゼンテーション (satsuki-sol.com)
 
♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html
 
2021年05月19日 10:00

VOL.101 コールセンターのコンサルティングとは、どのようなものか?~その1~

1Dayアセスメントの紹介 1枚目
先日5月6日に晴れて法人成りを果たしてからのブログ101回目ですので、本業であるコールセンターのコンサルティングについての概要を今回からシリーズでお伝えしたいと思います。
どの業界にも専門家、コンサルタントという職業があると思いますが、コールセンターにおいてもその道のプロ・専門家がいます。大きく分けると①:ITコンサル系:新規システムの導入提案・導入インプリメンテーション・更には基幹システムの設計・ユーザビリティーからカスタマイズまでも行う方、②:研修講師マナー講師系:コールセンターのSV研修とか応対マナー研修とかマネジメント研修などを行う方、③:立上げ・支援系:主にコールセンターの新規立上げの運用設計から業務設計回りを行う方、④:課題解決系:離職率を改善したい・処理時間を短くしたい・コール予測精度を高めたい・応答率を安定化させたいなど、現場の課題を解決支援していく方など、単純に①~④のみにデジタルに区分けされるわけでは無いので、皆さんハイブリッドでコンサルタントとして活躍していると思います。
私自身の自己診断としては、一番のメインが④の現場の課題解決系を一番得意としています。30年のコールセンター業界で培った知識・経験・業界ネットワークが一番生かせる領域だと思っています。次に③の立上げ支援系:過去6つのコールセンターの新規構築、第二センター構築の統括責任者の経験がありますので、センターを構築するのはある程度できますが、ただ“仏(CCの箱)作って魂入れず”のコールセンター格言がありますが(2000年代に雨後の竹の子のようにコールセンターが乱立した時代には素人集団でコールセンターの箱だけ作ったが専門的な運営手法がわからず現場運用で苦労・失敗したケースをさす)、箱だけ作るのでは無く如何にして魂・思いのこもったコールセンターにするかの方が数倍難しいと思います。そして②の研修講師ですが、今でもリックテレコム社主催の実践研修、他クライアント先で年間10回程度の公開・個別研修を実施しています。①のITコンサル系は本業では無いので、FAQシステム導入の際のRFI/RFPの作成支援などは行いますが、直接システムベンダーとの調整が必要な案件はあまり得意とはしていません。
 
今回からシリーズでお伝えしていくのは、主に④の課題解決系のコンサルティングのPDCAについて説明をしていきます。
過去には銀行・生損保の金融系コールセンター、大手通販の獲得系コールセンター、テクサポ系のコールセンター、中堅・大手のアウトソーサーなど様々な業種のコールセンターの課題解決のお手伝いをしてきましたが、まずは「1Dayアセスメントサービス」を実施し、1日~数日をかけて該当のコールセンターのアセスメント調査から開始をしていきます。
初めのご相談段階から「離職率が高いので改善したい!」、「KPI管理を何から初めて良いかわからないのでKPI研修をお願いします!」のようなご相談を受けますが、真の課題はなんなのか?をある程度見極めた上で課題を整理して優先順位をつけて対処する事をお勧めしています。
そういう意味では、まずは直接コールセンターを訪問しての「1Dayアセスメント」から開始しますが、昨年からはコロナ禍という事もあり、「オンラインによる1Dayアセスメント」のように非対面方式でも対応をしております。直接現場を拝見できないデメリットはありますが、東京-札幌など地方センターを同時にTV会議でつないだり、出張が不要なので時間とコストが最適化できたりのメリットもありますので、特に複数拠点のアセスメント調査する上ではメリットの方が高いかもしれません。
「1Dayアセスメント」は弊社HPの「サービス紹介」のコーナーでも詳しくパワポ資料(下記リンク先)で解説をしています。
PowerPoint プレゼンテーション (satsuki-sol.com)
 
次回は「1Dayアセスメント」を実施する前にどんな情報整理を行って、アセスメント調査を行っていくのかを具体的にご説明したいと思います。
 
♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html
 
2021年05月09日 17:16

VOL.100:【100回記念】過去アクセスベスト3の発表・法人化のお知らせ

祝100回
2018年4月に開始したコールセンターブログ「さつき先生の今日から役立つコールセンターのちょっといい話」ですが今回で節目の100回目になりました。
ブログ開始当初はアクセス数も月500ぐらいでしたが、お陰様で最近では月3000を超えるアクセス数になっております。コールセンターのテーマ特化で「コールセンター白書の考察」、「コールセンターの最新システム紹介」、「コロナ禍におけるコールセンター運用について」、「コールセンターの専門用語解説」、「コールセンター運用におけるTips」など、できるだけ今日から役立つ情報をメインに提供してきました。「センターのSV,マネージャーになったらまずは一通り読ませて業界の事を知ってもらう!」、「このブログからのヒントで実際に現場の業務改善に繋がった!」という声も頂くようになりました。
今回は節目の100回目に、2つのお知らせをしたいと思います。
 

①:5月6日に法人化する事になりました。

本当は今月4月中にちょうど100回目ブログ記念に合わせて法人登記を予定していましたが、コロナ禍により昨年度の確定申告時期が延期されるなど,手続きが遅れ5月にズレ込んでしまいました。個人事業主として独立してちょうど丸4年の節目に「株式会社さつきソリューション」として法人化する事になりました。これも一重に日頃からお世話になっております皆様のおかげでございます。今後とも、コールセンターに特化した課題解決型のコンサルティング、コールセンター領域他ビジネス研修講師を柱としながら、更にビジネスの幅を広げて事業展開をしていく予定です。弊社のモットーは「最低でも投資対効果(ROI)が5倍、常に10倍のROIと満足度を実現するべく結果にコミットメントしていきたい!」を目指しております。今後の新しいサービスメニューなども検討しておりますので、都度このブログでご案内させていただきます。
 

②:過去のブログアクセスランキング・ベスト3

今回は、過去100回のブログの中で特に通算のアクセス数が多かったベスト3のランキングを発表します。

No.1 コールセンター白書2020の考察(Vol.85~Vol.91)

やはり、昨年の10月からシリーズで書いたリックテレコム社発刊の「コールセンター白書2020」の考察のアクセスが一番でした。昨年の春頃からコロナ禍の中のコールセンターの3密回避やリモート体制構築、現場運用の転換が求められていたのでその注目度は一番高かったと思います。
Vol.85 「コールセンター白書2020」から見るコールセンターの今! <その1> (satsuki-sol.com)
 

 No.2 アーラン式の基礎知識(Vol.43)

相変わらず年間を通して根強いアクセス数になっているのがアーラン式の基礎知識でした。コールセンターの特殊専門用語ですが、やはり稼働管理を行う上では知っておきたい基礎知識だと思います(ブログでは表面的な内容しか解説してませんが実に奥の深いテーマですので、コール予測からシフト配置まで行っている稼働管理スペシャリストは是非マスターしたい理論だと思います)
Vol.43 実践講座(大阪)の振り返り その3 ~アーラン式の基礎知識~ (satsuki-sol.com)
 

No.3 コール1本あたりの単価:CPCの計算方法(Vol.6)

このCPCも毎年実施しているコールセンター実践研修の中では特に受講生の反応が高いテーマです。CPCだけがコールセンターの経営指標では無いですが、アウトソーサーにしてもインハウス運営にしても、コール1本あたりの単価(CPCでもCPMでもCPOでも)はセンター長や経営層から見たら非常に重要な指標ですので、その意識の表れだと思います。(しかしCPCの落とし穴もありますのでこのKPIの運用には注意も必要です)

VOL.6 コール1本あたりの単価:CPCの計算方法は?<その1> (satsuki-sol.com)
 

最後のご案内ですが、今週4月23日(金)に下記のオンラインによるKPI実践講座があります。上記のベスト3に入っている、アーラン式の基礎知識もCPC計算演習もありますので、是非ご興味のある方はご検討下さい。(4月21日までの申込みであれば受付可能です)
 

講座:KPIの実践的活用講座~改善プロセスからROI算出まで~

実施日:4月23日(金)10時~17時
実施形態:Zoomを使ったオンライン研修
詳細・申込みはここをクリックして参照下さい
 ご案内)現在、Vol.93~95のROI計算例は演習問題のネタバレになるので非公開です。

【研修の受講特典】

  • :アーラン計算式エクセルマクロ計算シート

  • :勤怠管理レポートのテンプレートとその解説書

  • :希望者のみ-2時間無料のオンラインによる相談会

  • :テキスト約100枚をPDFで全て提供(今回初めて、従来は紙の冊子での提供です)

    ♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
    下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
    https://satsuki-sol.com/contact.html
     

2021年04月19日 09:13

VOL.99 4月にコールセンターのKPI実践講座を開催 改善プロセス~ROI算出まで

オンライン研修画像
いよいよ今月4月23日(金)にリックテレコム社主催のオンラインによる「KPI実践講座~改善プロセスからROI算出まで~」を開催します。今回は新作パッケージで自信のコンテンツですので、最終のご案内をさせてもらいます。今回のオンライン研修ならではの特別特典もご用意しています。

 

実践講座:KPIの実践的活用講座~改善プロセスからROI算出まで~

実施日:4月23日(金)10時~17時
実施形態:Zoomを使ったオンライン研修
詳細・申込みはここをクリックして参照下さい
 
【研修の受講特典】
①:アーラン計算式エクセルマクロ計算シート
②:勤怠管理レポートのテンプレートとその解説書
③:【新】希望者のみ-2時間無料のオンラインによる事後相談会 
④:【新】テキスト約100枚をPDFで提供(今回初めて、従来は紙の冊子での提供です)  

従来の特典は①と②でしたが、今年から③の「2時間無料のオンライン相談会」を追加し、更に今回からは④の「テキストのPDF提供」も実施します。毎回テキストのPDF提供についてはご要望がありましたが、テキストも講師の重要な資産でCopyrightの権利保護もあり保留していましたが、昨今のコロナ禍の中オンライン研修も花盛りで、より多くの業界関係者にも幅広く活用してもらえればと思い、今回からテキストのPDF提供を行う事にしました。紙のテキストですと研修受講後に社内で共有するのも大変ですが、PDFであれば簡単に社内で共有も活用もできると思います。PDFのテキストと2時間無料のオンライン相談会を併用して活用いただければ、再度不明な部分を個別講義にて受ける事も可能ですし、自社のデータに置き換えた具体的な相談、更に簡単な課題解決の提案や簡易的なコンサルティングも可能です。是非、この機会にコールセンターの実践研修を受講頂ければ幸いです。
 
研修の内容については次の「詳細」を参照下さい。
特に、今回は初めてのコンテンツとしてVol.93~Vol.95のシリーズでお届けした「コールセンターのROI(Return On Investment)」で「FAQシステム導入の際のROI算出のプロセス解説・稟議書作成のポイント」を解説します。また、従来の実際の現場のKPIデータを使った実践演習はもちろんの事、離職率改善によってもたらせる効果とそのアプローチ術、処理時間効率化に向けたPDCAアプローチ術など、実践的かつセンター運営・効率化に大きく貢献できるプログラムで新講座をお届けします。
お一人様:38,500円(税込)ですが、他では得られない情報+Know-How+無料2時間相談会+テキスト100枚をデータでご提供しますので、費用の何倍もの価値をお届けできると思っています。
前回まで「新任マネジメントの再入門」のブログを書いていましたが、新任マネジメントであっても、今回の課題解決手法を身につければ、現場の課題解決に大きく貢献する事も可能です。多くのコールセンター現場で苦しんでいる、「離職率悪化の問題」、「処理時間の効率化問題」、「経営に報告すべき経営指標の問題」、「新たなシステムを導入する際のROI算出・稟議書作成のポイント」など盛りだくさんの内容ですので、是非この機会にコールセンター専門研修の受講を検討頂くと幸いです。
既に「KPI100本ノック研修」、「KPIマネジメント課題解決研修」を受講の方でも新鮮な内容ですし、是非、同僚のマネージャーや部下の方にご推薦いただければ幸いです。


♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html
 
2021年04月06日 09:00

VOL.98 「新任マネジメントの再入門」センター長の学習について~その3~

センター長その3
今回のブログシリーズはリックテレコム社の月間コールセンタージャパン誌で、もうすぐ金融機関を初め各企業も4月の社内異動で、コールセンター管理経験の無い方がいきなり、マネジャーやセンター長ポジションの異動を命じられるケースがあると想定して事前の準備・心構えなどについて特集しています。このブログの中でも再三に渡りお伝えしているように、コールセンターマネジメントの特殊性については割愛しますが、とにかく初めて学ぶ学問のように取組む必要があるという事です。
 
私自身はオペレーターの経験はありませんが、1993年当時に部署異動でSVからコールセンターのキャリアをスタートしました。しかし、異動当時は全くの初心者でしたが十分なコールセンター基礎研修・マネジメント研修が無いままいきなり現場管理を任されてしまい、大変苦労した記憶しかありません。いきなり自分のチーム10数名の上司となって、島型後方のリーダー席に座り、モニタリングとかエスカレーションを受け始めました。業務知識は毎日1時間程度の概要説明を受けただけで、基本は渡されたマニュアル(バインダー4冊の大量な枚数)を独学で勉強するだけでした。(毎日自宅に持ち帰って受験勉強さながらに必死に勉強した事は鮮明に覚えています)ある意味、社会人人生の中で一番苦労した時期かもしれません。膨大な情報量と、今まで聞いたこともない専門用語の数々、新米SVであろうとなかろうとエスカレーションは即時対応が迫られます。1993年当時はまだ一人一台パソコンも、インターネットも無い時代ですので、マニュアルもFAQも全て紙の時代、毎日のUP-DATE表だけでも10枚近くトレイに配布されて常に情報を更新していかなくてはならない。今でこそ、ネットによるFAQの知識支援は当たり前、音声認識や音声のテキスト化も可能、文章の要約まで自動でしてくれる。更に、AI活用でお客様とお話している会話内容を自動判定して、必要な候補FAQやマニュアル情報までも画面に自動で映し出される時代です。そういう意味では、1995年にWindows95が発売され、その後インターネットが世に広まっていた1995年以降の25年間でコールセンターを取り巻くシステム環境は著しく進化したと思います。
 
しかし、今でも同様に、異動したてのマネージャーやセンター長はコールセンターの基礎研修や専門研修など無いまま実務を任される事も多いと思いますが、やはりここに大きな問題があると思います。ほとんどのコールセンターには新入社員向けの新人研修やSV研修のカリキュラムの準備をしているセンターが多いと思いますが、マネージャー、センター長になると、それ専用の研修カリキュラムが用意されているコールセンターは少ないと思います。(本来は冒頭のカテゴリーのスキル全体を習得する事が理想的ですが、実際にそんなセンターはほぼ存在しないのも現実です)
そういう意味では各業種特有の業務知識や運用ルールは自社で習得するしか方法はありませんが、マネージャー、センター長にとってはできるだけ外部のコールセンター専門研修を通じて専門性を習得した方が良いと思います。

私も1997年当時に思い切ってシンガポールに海外留学をしてNSRSコールセンターアカデミーのマスター資格を取得するために、単身約4か月のコールセンター留学をしました。そこでは、コールセンターを学問と捉え、「戦略論」、「組織論」、「人間工学に基づく心理学」、「構築・アーキテクチャー論」、「稼働管理・数理理論」を始め、単純にコールセンターを構築する際の必要項目では無く、コールセンターをアカデミックに捉えた勉強を幅広くしました。自費で300万ぐらいかかりましたので、まさに清水の舞台から飛び降りる気持ちでしたが、その留学経験がその後のコールセンター道を突き進むきっかけになったのは間違いありません。
 
システムの進化と比べると、コールセンターのマネジメント手法、CXに代表されるカスタマーサービス論などは、まだまだ運用・活用の遅れを取っている感は否めません。
システムが日進月歩で進化していますが、それを使いこなすのは人間です。なんとなく最新のシステムが魔法の杖のように勘違いして、”仏作って魂入れず”のようなコールセンターをよく見かけのも残念な事です。
世の中のセンター長さんが、海外コールセンター留学までする必要はありませんが、国内でも下記の専門資格や専門スキル習得ができますので、2~3年の任期でまた異動というのではなくどっぷりとコールセンターの世界に身を置いていきたい方にはお勧めです。
 
・コンタクトセンター検定
コン検 CONKEN | 日本コンタクトセンター教育検定協会
 
・COPC認証
コンタクトセンターCOPC認証 | 株式会社プロシード (proseed.co.jp)
 
 
2021年03月29日 09:04

VOL.97 「新任マネジメントの再入門」~その2~

新任センター長 1
さて、前回は、月刊コールセンタージャパン(CJ誌3月号)の特集記事「異動・入社シーズン必読!センターマネジメント:再入門」の18~22ページに私のインタビュー記事が掲載されている案内をしました。お手元にある方はお読みになってくれたでしょうか?
 
もうすぐ4月でそろそろ、社内異動の内示、転職で4月から心機一転新しいコールセンターでマネジメントに就かれる方も多いと思います。コールセンタージャパン誌やこのブログでも再三に渡り解説していますが、コールセンターマネジメントは人事人材管理(HRM管理)においては過去の経験値が生かされる点はありますが、品質管理(モニタリングや応答率の管理など)、生産性管理(AHT短縮施策、音声認識・その他ITシステムを駆使した短縮施策など)、稼働管理(入電予測から必要人員の計算・シフト配置・遵守率など)、更には3文字ローマ字の専門用語(CTI・IVR・PBX・AHT・CPC・FCR・ASA・・・)今まで聞いたことも見たことも無い専門用語や、やたらと横文字・英語の文化など、異動したばかりの新任マネジメントには戸惑うばかりの世界です。
冒頭の「センター管理者の7つの重要な役割のスライド」はまず新任であっても、特にセンター長、マネジャーポジションで異動された方は意識するべき7つの重要な役割についてまとめています。こちらは毎年リックテレコムさん主催の実践講座「コールセンター運営の基本知識・マネジメント入門講座」の前半で解説しているスライドです。
しかし、いきなり異動後の数ヶ月でこれらの役割を満たすスキル・知識を身につけるのは現実問題として不可能ですので、6ヶ月~1年ぐらいかけてステップバイステップで知識・スキルを積み上げていく必要があります。社内でコールセンターマネジメントの体系立てられた研修カリキュラムがあれば良いのですが、ほとんどのコールセンターではそのような体系立てられた研修カリキュラムを持ち合わせていないと思いますので、そこは外部の研修機会や、コンタクトセンター検定を目指してテキスト本を勉強しながら、必要な資格を取得していくというのも一つの方法だと思います。センター経験者の私からのアドバイスを下記にまとめておきます。
 センター長からのアドバイス
一方で、前回のブログでも解説しましたが、特段、新任のセンター長全員が上記のような専門性を持ったセンター長・マネジャーになる必要があるかと考えると、各コールセンター・企業の人材育成・異動・配置戦略によっても異なりますが、私はそれぞれ自分の強みを生かしたセンター長・管理職スタイルがあっても良いと思います。例えばセンター長にとって現場貢献の高いタスクは次年度の予算取りです。財務部・人事部・役員交渉などで次年度の必要な予算を獲得してくれる事はなにより現場マネジメントにとって大きな助けになります。新任センター長として専門的な分野は当面は既存社員に任せて、社内の他部署交渉で力を発揮してもらうだけでもすごく有り難い存在になります。他には、ヒューマン・コミュニケーション能力を生かした現場へのメッセージ、会社方針の伝達(会社の社長や役員クラスをコールセンターに招いて現場に慰労のメッセージを届けてもらう機会を作るだけでも、現場のモチベーションはアップします)
 
まとめると、2年・3年置きに定期異動でセンター長が入れ替わるような環境では、ことさらにコールセンターの専門的な知識・スキルの習得に終始するよりも(何も習得しなくて良いという意味では無く最低限の基礎知識とスキルを習得していく)、自分の強みを生かしたマネジメントスタイル(予算取りの社内調整・会社の横連携・現場へのメッセージ・ヒューマン・コミュニケーション能力の発揮など)をベースに管理する選択肢も考えられますし、中長期にわたってセンター長・センターマネジメントに従事する可能性が高いのであれば、しっかり時間をかけてコールセンターの必要な知識・スキルを習得していく育成計画を立てる事が重要と思います
 
次回は、コールセンターの専門の知識・スキルの習得の必要なカテゴリー・育成計画・ロードマップについて解説したいと思います。

♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html
2021年03月16日 10:10

VOL.96 月刊コールセンタージャパン誌「新任マネジメントの再入門」~その1~

新任センター長特集
前回まで3回シリーズでお届けしました「コールセンターのROI(Return On Investment)」
反響・アクセス数も通常のブログより高く、特に今後システム導入を検討・過去の稟議で失敗した方にとっては参考になったようです。下記の実践講座はFAQシステム導入のROIの他、離職に伴う離職ロスコスト計算プロセス、処理時間(AHT)短縮に向けた実践的な取組、応答率改善のプロセスなどコールセンターの現場改善に向けた実践的活用講座を実施しますので、ご興味のある方は是非ご参加下さい。オンライン研修ですので、社内の会議室からも受講できます。
 
講座:KPIの実践的活用講座~改善プロセスからROI算出まで~
実施日:4月23日(金)10時~17時
実施形態:Zoomを使ったオンライン研修
詳細・申込みはここをクリックして参照下さい
 
さて、月刊コールセンタージャパン(CJ誌)を定期購読されている方は、ちょうど今最新号が届いていると思いますが、今月号の18~22ページに私のインタビュー記事が掲載されていますので、お手元にある方は是非ご一読下さい。特集の内容は「異動・入社シーズン必読!センターマネジメント:再入門」です。もうすぐ金融機関を初め各企業も4月の社内異動・入社シーズンですが、コールセンター管理経験の無い方がいきなり、マネジャーやセンター長ポジションで異動を命じられるケースがあると思います。(実際に私も何度も同じようなケースを目の当たりにしてきました)そして異動後すぐにコールセンターマネジメントの特殊性に気づき、何が何だかわからない状態で思考停止になる方もいるようです。今回の特集記事はこのような思考停止にならないために、新人センター長が心がけるべき戦略的な組織を作る「6つの視点」について整理されています。6つ全てをここで解説するには情報量が多すぎますので、詳細な内容は是非CJ誌をご覧頂きたいのですが、今回私がお伝えしたい点は、コールセンター経験・管理歴の無い管理職がいきなりマネジャー、センター長に異動になったとしても、その中で貢献できる選択肢・オプションは多数に存在するという点です。
 
このブログの中でも再三に渡りお伝えしてきているように、コールセンターは派遣・契約社員を中心として労働集約型:時には数百人~1000人規模の人事人材管理が求められる。一方で大量採用・大量離職の発生で毎月のように採用⇒研修⇒育成⇒でも離職⇒また採用の連続で疲弊しているセンターも少なく無い。KPI管理も応答率、サービスレベル(○秒以内に○%の受電とか)、処理時間(AHT管理)、入電予測からシフト配置・稼働管理の最適化(アーランC式とかシュリンケージとか専門用語も)、更にDXとかCXの実現とかで、マーケティング要素も勉強する必要がありますし、FAQ活用に代表されるナレッジマネージメント、音声認識系システム・AIシステムの活用、VOC活用の経営貢献、更に更に直近ではコロナ禍の中「在宅受付のリモート体制構築」など、今までの部署の経験があまり生かされない専門的なマネジメントを要求されます。異動後数ヶ月でこれらの知識・スキルを習得して一人前のマネージャー・センター長になるのは、ほぼ困難です。6ヶ月~1年ぐらいかけてステップバイステップで知識・スキルを積み上げていく必要があります。
 
しかし、全員が上記のような専門性を持ったマネージャー・センター長になる必要があるかと考えると、各コールセンター・企業の人材育成・異動・配置戦略によっても異なりますが、私はそれぞれ自分の強みを生かしたマネージャー・センター長になっても良いと思います。例えばセンター長にとって現場貢献の高いタスクは次年度の予算取りです。財務部・人事部・役員交渉などで次年度の必要な予算を獲得してくれる事はなにより現場マネジメントにとって大きな助けになります。新任センター長として専門的な分野は当面は既存社員に任せて、社内の他部署交渉で力を発揮してもらうだけでもすごく有り難い存在になります。
この辺りの内容は下記のVol.89で解説していますので、一緒にご参照下さい。
Vol.89 伝説のセンター長が語るアフターコロナのマネジメント <その2> (satsuki-sol.com)
 
次回はCJ誌の記事内容も解説していく予定です。

♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html
2021年02月25日 11:49

VOL.95 コールセンターのROI講座:最終回 ~その3~

新シリーズでお届けしています「コールセンターのROI(Return On Investment)」
今回の新シリーズの反響・アクセス数が通常のブログよりも約150%と非常に高い推移になっています。昨今は非常に便利なITソリューションも多種多様にありますし、リモートワーク体制を構築するにも色々なシステム投資が必要になってきますので、今回のようなコールセンターのROIの考え方は稟議書を作成する上でも、センター長・マネジャーがセンターの最適化をプランニングする上でも不可欠の要素と思います。
そこで、実はリックテレコムさん主催で毎年実施しているコールセンター実践講座で、この4月に新講座としてこの「コールセンターのROIも含めたKPIマネジメント講座」を開催します。今回のROI算出のプロセス解説・実践演習はもちろんの事、離職率改善によってもたらせる効果とそのアプローチ術、処理時間効率化に向けたPDCAアプローチ術など、実践的かつセンター運営・効率化に大きく貢献できるKPIマネジメントの新講座です。今回から受講特典としてアーランC式簡易計算エクセルシート、テンプレートの他に、さつき先生と2時間無料のオンライン相談会のサービスもありますので奮ってご参加下さい。

 

講座:KPIの実践的活用講座~改善プロセスからROI算出まで~

実施日:4月23日(金)10時~17時

実施形態:Zoomを使ったオンライン研修

詳細・申込みはここをクリックして参照下さい

 
さて、前回「FAQシステム導入」を前提として「効果の算定指標」として①:生産性効率、②:コース数削減によるコスト削減、③:離職低減によるコスト削減を解説しました。(詳細は~その1~から読み返すと分かり易いと思います)
①:生産性効率:AHT短縮

FAQシステム導入で1件10分のAHTが9分に60秒短縮したと想定
{60秒X 300,000(本)}/3600(秒)=5000(時間)X3000円=1,500万円コスト削減

 

②:コスト削減:コール数削減

FAQシステムを外部公開してお客様が自己解決して入電を5%削減したと想定
年間:30万本の受付、CPC:1000円、コールの5%がFAQで自己解決と想定
300,000(本)X5%X1000円=1,500万円のコスト削減

 

③:コスト削減:離職の低減(詳細は前回のブログを参照下さい)

新人の離職を「採用コスト」、「研修コスト」、「研修講師コスト」に分割。
1番:採用コストは一人:3万円と想定。
2番:研修コストは75万円と想定
3番:研修講師コストは5万円/人と想定 
(1番+2番+3番)=83万。現在離職率:30%(15人)から20%(10人)に10%改善したら。83万円X5人=415万円のコスト削減に貢献と解説しました。

 

上記を整理するとFAQシステム導入により、①:1,500万+②:1,500万+③:415万=約3,400万/年のコスト削減が可能となります。(あくまでも上記のシミュレーション上の想定計算です)
 
【かかる経費は】
一方でかかる経費としては、FAQシステム導入のイニシャルコスト:仮に1000万(減価償却は考慮しない)とします。そして~その1~でも説明しましたが、FAQシステムの運用には「ネタだし調整⇒FAQ作成⇒分析調査⇒検証⇒新規FAQ作成・削除作業・・」など結構な工数がかかります。ここでは初年度3名のアサインが必要とします。人件費:500万X3人月=1500万/年の費用が必要になります。2年目以降も同様に3人月の工数とすると、人件費は最低でも毎年1500万必要になります。
 FAQシステム導入効果 金額試算表
上記のグラフは単年度効果と4年累計効果を金額で示しています。
私の勝手な想定として、システム導入初年度は上記:3400万の効果は半分=1700万と試算、2年目に最大効果が表れ:3400万、3年目:削減効果が薄まる(逆に効果がUPする場合もある)、4年目:更に削減効果は多少薄まる(逆に効果がUPの場合もある)
今回のシミュレーションでは、一見すると年間:3400万のコスト削減効果があって“すごい!”という印象を持つと思いますが、今回のシミュレーションでは経費と効果を4年累計で試算すると約3000万のコスト削減にしかなりません。(以外に少ないなぁ?と思った方も多いと思います)この削減効果をどこまで出せるか!やメンテ人件費をいくら投入するのか!のさじ加減一つでこのグラフの金額は大きく変化しますので、ここは各社・各マネジメントの戦略・想定シミュレーション次第だと思います。
 
今回の3回のシリーズではFAQシステム導入効果のROIについて解説しましたが、今回は初歩的なコールセンターのROI術です。本来はもっと詳細に行いますが、こういう基礎的な知識から初めて自社に合わせて応用していくと、上司・経営層への稟議の承認確率も高まると思います。
是非とも、新規システム・ITソリューションの導入稟議の参考にして下さい。下記の実践研修にてブラッシュアップすると効果的と思います。
 

講座:KPIの実践的活用講座~改善プロセスからROI算出まで~

実施日:4月23日(金)10時~17時(オンラインで実施)

詳細・申込みはここをクリックして参照下さい

 
弊社サービスとして、新規システム導入の際の稟議書作成サポート・効果検証のサポート・アドバイスも行っておりますので、ご相談のある方は下記よりご相談下さい。
お問い合わせ|コールセンターの課題解決の相談は・さつきソリューション (satsuki-sol.com)

2021年02月08日 09:40

VOL.94 コールセンターのROI講座:実際の計算方法は ~その2~

投資対効果 2枚目
前回からの新シリーズ「コールセンターのROI(Return On Investment)」
反響としては「立場的にこのようなROI計算する事は無いので難しい!」という声と、「前回のFAQシステム導入稟議の時にこういう基礎知識を知っていたら却下されなかったかも?」、「会社では教えてくれない内容なのでもっと知りたい!」という双方の声を頂きました。確かに現場で電話対応を中心に応答率管理やモニタリングによる品質管理などで日々忙しくしている方にとってはあまりなじみが無いですが、確実に今後のコールセンターはITシステム化・デジタル化の波が来ますので、次のシステム導入の際には必ず参考になると思います。
 
前回「FAQシステム導入」を前提として「効果の算定指標」についてまとめましたが、今回は実際にどんな計算式で効果指標を計算するのか、その概要を説明します。
【シミュレーションの前提の数字】
受付処理件数:年間30万本、1件の平均処理時間(AHT):10分、1本辺り単価(CPC):1000円、1時間当たりコスト:3000円、新人採用:1回10人、研修期間(OJT含む):1ヶ月、在籍オペレーター:50人とする。
 
①:生産性効率:AHT短縮

FAQシステム導入効果によって1件10分のAHTが9分に60秒短縮された場合は。
{60秒X 300,000(本)}/3600(秒)=5000(時間)X3000円=1,500万円コスト削減
 

②:コスト削減:コール数削減

仮にFAQシステムを外部公開して、お客様が自己解決して入電を削減するシミュレーションになります。一番のポイントはコールセンターでCPC(Cost Per Call:1本あたりの単価)のような経営指標を事前に把握する事です。1本あたりの単価を把握していれば、削減コール割合に応じて概算のコスト削減額を算出する事が可能です。CPCに関しては過去ブログで解説していますので次のリンク先を参照下さい。Vol.6Vol.7Vol.8
年間:30万本の受付、CPC:1000円のセンターにとって、コールの5%がFAQで自己解決してくれれば次の計算式のように、年間:1500万円のコスト削減に貢献します。
300,000(本)X5%X1000円=1,500万円のコスト削減
10%に自己解決率が上昇すれば2倍の3,000万円のコスト削減に貢献度合いが上昇します。
 

③:コスト削減:離職の低減

ここではFAQシステム導入効果により自己解決率の向上や学べる環境が整備された効果で特に離職率の高い新人オペレーターの離職率が改善して離職者が減少したとします。私の実践研修では正式な「離職ロスコスト計算式」を紹介していますが、今回は下記の簡略版で計算します。
大凡一人の新人社員が数ヶ月で離職して失われるコストとしては「1番:採用コスト」、「2番:研修コスト」、「3番:研修講師コスト」があります。

1番:採用コストはどんな媒体で募集しているによりますが、概算で一人:3万円とします
2番:研修コストは、研修期間:1ヶ月+(半人前0.5X3ヶ月)X単価30万円=75万円と仮定
3番:研修講師コストは、(1ヶ月X単価50万)÷10人(受講生)=5万円(一人当たり)
新人一人が離職するロスコストは上記1+2+3=83万円/人
現在離職率:30%(15人)から20%(10人)に10%改善したら。83万円X5人=415万円のコスト削減に貢献する事になります。
これが研修期間や半人前から一人前になるまでの期間が更に長い場合は一人の離職が100万以上のロスコストになる事になります。
昨年のコールセンター白書2020の考察でも紹介しましたが、現時点においてはコロナの影響で職を失った飲食業・サービス業などの受け皿として採用状況・離職状況は改善されているようですが、これも一過性の現象だと考えています。本当に新人も中堅もベテランも1人辞める事の影響は非常に大きいですので、一人でも理不尽な理由での退職を防ぐ努力は大切と思います。

最終的に整理すると、FAQシステム導入効果によって、生産性(AHT)が60秒短縮され、外部公開でお客様の自己解決率5%のコール数削減、そして、離職率を30%から20%に改善できれば、①:1,500万+②:1,500万+③:415万=約3,400万/年のコスト削減に貢献する事になります。
正直今回の削減効果は控えめな予測ですので、実際にはもっと大きな削減額になってもおかしくありません。これらの効果をどのようなさじ加減でシステム導入前の効果検証とするかは各社・各担当の調整次第ですが、せめてFAQシステム導入効果の効果指標としては最低限これらの事は訴求した上でシステム導入の稟議を進めると効果的と思います。
 
今回は簡易的な概算シミュレーションとして紹介していますが、これで完了というわけではありません。まとめは次回で紹介します。
弊社サービスとして、新規システム導入の際の稟議書作成サポート・効果検証のサポート・効果を最大限にする運用相談も承っています。ご相談のある方は下記よりご相談下さい。
お問い合わせ|コールセンターの課題解決の相談は・さつきソリューション (satsuki-sol.com)

♪♪メルマガ登録ご希望の方へ♪♪
下記よりメールアドレスを登録して頂ければ次回から更新の都度自動的にメール配信します
https://satsuki-sol.com/contact.html

2021年01月25日 10:24
さつき先生の今
日から役立つコールセンターのちょっといい話

コールセンターの課題解決の相談は
さつきソリューション

Tel:090-7557-8646

【事業所本部】
〒560-0003
大阪府豊中市東豊中町 5-21-14

事務所概要はこちら

モバイルサイト

さつきソリューションスマホサイトQRコード

スマートフォンからのアクセスはこちら